Etikettarkiv: kommunikatör

Ett OK är okej.

Utskickad information är inte lika med mottagen information. Detta är verkligen ett statement att hålla i handen i de lägen då man försöker kommunicera med andra människor. Vad jag menar är att man alltid måste tänka ett steg längre, ett snäpp smartare och ett steg närmre den viktigaste personen i dominokedjan. Så klart tänker jag på mottagaren.

Trots att det låter så enkelt är det verkligen inte det. En del är inte vana vid att ge den typen av respons som förväntas i en kommunikationssituation. Låt oss ta det här med mejl som ett exempel. Om jag skickar ett mejl så är det en form av kommunikation med dig. Då förväntar jag mig oftast någon form av svar eller bekräftelse på det jag har skrivit, att meddelandet helt säkert gått fram och så vidare. Långt ifrån alla har förstått att det vore bra att ge respons tillbaka, och svarar inte alls. Hur ska man då tolka det?

För några år sedan lärde mig en klok person hur man snabbast, enklast och bäst kan svara på den typen av mejl som inte kräver några långa utläggningar eller uttömmande svar. Det magiska ordet är… OK!

Ja just det. OK! Ett OK-svar betyder på ett ungefär: ”Jag bekräftar det du skriver och du vet härmed att informationen är i hamn.” Särskilt användbart är detta för dig som tycker att mejlen tar en massa tid. Kanske tycker du även att det tar tid att besvara eventuella frågor utanför mejlboxen, frågor som den som skickat meddelandet inte fått svar på och därför känner sig tvingad att upprepa IRL när ni ses. Ett slöseri med tid för samtliga inblandade. Hur många gånger har du inte hört följande i fikarummet: ”Du, jag skickade ett mejl till dig…” och så fortsätter personen med att upprepa precis samma information en gång till medan ni står där. Trots att du har allt i din mejlbox och borde kunna svara på det efter fikat, eller någon gång under dagen.

Ibland kommer jag på mig själv med att vara den personen. Fast jag har också identifierat att jag nog mest är det i de sammanhang då du inte svarar på det jag skriver till dig.

Så snälla. Svara på mejl. Även om det bara är med de två magiska bokstäverna OK. Då når vi också lättare konsensus genom att utskickad information också kan bli mottagen information.

OK?

Krishantera sociala medier

Totalförsvarets forskningsinstitut slår fast att det vid krisövningar är viktigt att öva de sociala medierna:

– De flesta organisationer har en policy. Men det räcker inte, man behöver aktivt tänka igenom hur man jobbar med sociala medier. Ett problem är att många inte använder medierna till vardags, för det är genom vardagsträning som man förstår hur de fungerar.

– Där tvingas man diskutera hur man ska krishantera sociala medier. En viktig sak att inse är att en informatör inte kan bära hela ansvaret, sociala medier är personliga medier där man vill veta vem man pratar med. Därför är det exempelvis viktigt att man bestämmer vem som har mandat att säga vad.

Kunde nästan inte sagt det bättre själv. Tack FOI.

Läs hela texten

I’m in da word business

Jag sysslar med ord. Egentligen hela dagarna. Vrider och vänder på några korta meningar för att uttrycka verksamhetens kärna, eller få till ett slagkraftigt budskap. Det landar lappar på mitt skrivbord där man ber om hjälp med att liksom få det att låta lite smidigare, lite mindre byråkratiskt, lite mer… tja, trevligt kanske.

Ibland kan den minsta lilla text bara kännas som hopplös, omöjligt tråkig att knåda till. När passionen är svår att uppbringa och det nästan känns lite orättvist mot de få raderna som faktiskt hör hemma i ett kanslisvenskt sammanhang. För sådana måste ju också få existera.

Men helst inte i min ordvärld. Där vill jag säga det svåra på ett enkelt sätt. Lyfta bort tråket och få det att skimra. Kanske består skimret bara av en bra rytm i språket, eller en intressant interpunktion. Kanske träffar det rätt in i hjärnvindlarna eller hjärtats sfär genom sina metaforer. Kanske kan man göra poesi även på en brandstation? Ja, hrmmm, nu gled jag iväg lite. Men ändå.

När vi för några år sedan började prata om det vidgade textbegreppet blev en del språkidkare nästan förnärmade av att man nu mer och mer likställde bilder, filmer och ljud med text. Detta komplicerade hantverk. Don’t touch liksom. Hurra! säger jag.

Jag njuter av att få uttrycka ord med bilder, bilder i ord och allt där emellan. Den röda tråden genom organisationens kommunikativa beståndsdelar som smälter samman till upplevelsen av varumärket, värdemärket – kärnan. Som förstärks av alla ord vi delar med varandra när vi möts.

Ibland känner jag att det vore skönt att även IRL kunna trycka på ”gilla” och ”dela” när någon kläcker det där osedvanligt briljanta. Fast det gör jag ju, och du också, utifrån våra koder för kommunikation som funnits sedan urminnes tider. Vi bekräftar, för ordet vidare och snart har det förvandlats till en bra berättelse. Och sådana ska vi samla på, de bygger vår historia och för den vidare. Ut i verksamheten och ut i världen.

Så egentligen handlar väl allt om ord då? Om hur vi väljer dem.

 

SMIOS 2011 – Alla är kommunikatörer

Förra veckan har tillbringats i Stockholm på konferens om Sociala Medier i Offentlig Sektor – SMIOS. Låter det torrt med offentlig sektor tycker du? Då kan jag lova dig att du hade blivit överraskad av det startfält som presenterades. Med risk för att utveckla inflation kring begreppet transparens så är detta ord väldigt användbart för nedanstående exempel.

SMIOS handlade om hur offentliga förvaltningar kan dra nytta av sociala medier för att öka sin transparens och kommunikation med medborgare och medarbetare. Ett gott exempel på detta visade Skellefteå kommun upp när de i sin dragning presenterade hur de jobbar med kundservice i sitt kontaktcenter. Dessutom tycker jag att deras policy för sociala medier visar en tydlighet och öppenhet för var de finns, i vilken roll och på vilket sätt man förväntar sig att kanalerna används. Bra riktlinjer att ta efter med andra ord. Inte minst länklistan man hänvisar till exemplifierar hur viktigt det är att ha på fötterna rent juridiskt och ha tänk efter före.

Just detta betonades även av Cecilia Magnusson Sjöberg, professor i rättsinformatik vid Stockholms universitet: uppdatera dig på aktuell rättspraxis och juridiken kring sociala medier.

Borås stad och Karlstad kommun (som jag tidigare skrivit om) presenterade bra verktyg för omvärldsbevakning och kriskommunikation, samt hur man blir kung på Facebook. Inspirerande!

Kommunchef Mattias Jansson berättade om sin roll som bloggande kommunchef i Katrineholms kommun. Snacka om att vara kommunikativ och transparent i sin vardag! Inte oväntat fick Mattias ta emot SMIOS Awards. Grattis!

Rikspolisstyrelsen presenterade på ett föredömligt sätt hur man inom polisen nu använder de sociala medierna som arenor för god kommunikation. Hoppas att det utvecklar sig till alla Sveriges län så småningom.

Arbetsförmedlingen och Landstinget (Vårdguiden) visade tydligt på att man även inom dessa verksamheter drar stor nytta av de sociala medierna för att bygga relationer och ökat förtroende.

Riksantikvarieämbetet levererade en tydligt humoristisk och up to date presentation som verkligen höjde mitt intresse för deras jobb med att låta gammalt möta nytt, om man säger så.

Utrikesdepartementet kopplade direkt taget om oss som publik genom att åskådliggöra hur man höjer förtroendet för en verksamhet som inte sällan granskas vid större omvärldshändelser. Deras blogg är ett verktyg för att nå ut på ett informellt och kommunikativt sätt kring frågor som rör utrikespolitik. Spännande!

Pedagog Stockholm torde vara en inspirationskälla för många kommuner om hur man med rätt redskap kan göra lärartjänster attraktiva och eleverna nyfikna på vidare lärande.

Och så Joakim Jardenberg. Omskakande, många luftgropar och hög hastighet! Precis som en jäkligt bra föreläsning ska vara… Måste upplevas för att förstås. Men summerar jag det som jag tror att åhörarna landar i så är det: vi är alla en del av helheten, till vilken vi bidrar var och en genom vår närvaro i alla sociala interaktiva medier. Förr var en del informatörer – nu är alla kommunikatörer… I begynnelsen var det digitala medier, därefter sociala medier. Nu är vi på något sätt ”beyond” det tillståndet. Förbi, på väg, ut i någon annan slags kontext. Vad gör vi nu? Spännande att se hur nästa års konferens kommer ta sitt avstamp in i det, när många av oss redan passerat GÅ.

Inramningen av konferensen leddes av moderator Erik Sellström som med underfundig briljans guidade oss igenom de två dagarna. Tack Erik för att du föreslog att jag skulle åka med!

Underbart också att vara på en konferens där det är mer normalt än underligt att ha datorn igång i knät, de socialt nätverkande kanalerna öppna för att facebooka, twittra och kolla in presentatörernas sajter medan de står på scenen.

Med mig hem till Växjö tar jag känslan av att vara på rätt väg i verksamheten där jag jobbar. Bekräftelse på styrkan i att satsa relationsstrategiskt och proaktivt. Och på det mer personliga planet en sprudlande glädje över att äntligen vara i mitt rätta element, på rätt plats, vid rätt tidpunkt bland alla dessa öppenhjärtiga människor som delar med sig av sina erfarenheter och lärdomar!

 

 

Grattis! 10 år i efterskott…

Läser i den lokala tidningen att de kommunala gymnasieskolorna ska börja satsa på sin marknadsföring genom att anställa kommunikationsansvariga på respektive skola. Konkurrensen är hård från friskolorna och något måste göras. Politikerna uttalar sig och Planen ska nu smidas för effektiv elevtillströmning.

Ett välförtjänt grattis är på sin plats! Visserligen ungefär tio år i efterskott – om man ser till när behovet primärt uppstod – men ändå! Jag vet att detta är efterlängtat. Som kommunikatör kan jag även säga att det är ett klockrent beslut att rusta sig med rätt kompetens.

För kommunikation är lika med relation. Den relation som man så gärna vill bygga med mottagaren ur ett alldeles specifikt syfte. Som är nödvändig att prioritera för att förtjäna förtroendekapitalet nu och i framtiden. Varje gång, om och om igen. För det löser sig inte av sig självt, om man säger så.

Jag har i tidigare inlägg skrivit om bland annat Borås stad som valde en intressant väg i sin kommunikation gentemot de blivande gymnasisterna. Hoppas att Växjöskolorna tar höjd ordentligt och hittar sin egen nisch.

Följer med stor spänning denna utveckling.